La signature électronique ou signature numérique est une solution technique qui permet de transmettre et signer légalement et en toute sécurité des documents en ligne. Beaucoup plus utilisée par les entreprises, elle permet la dématérialisation et la rationalisation des processus contractuels, leur procurant plusieurs avantages : meilleure expérience client, agilité dans les transactions, amélioration des tâches de gestion, etc. Comment protéger votre signature numérique ?
Ce qu’est la signature électronique
Une signature électronique pour un document numérique est identique à une signature manuscrite pour un document papier.
En pratique, il sert à exprimer votre approbation et vous engager sur les documents que vous signez. À cet égard, des logiciels adaptés qui utilisent des méthodes de cryptage spécifiques existent. Vous êtes libre de signer tous types de documents comme PDF, Word, XML ou JPEG.
La signature électronique a valeur juridique et vous engage donc. En cas d'inspection ou de litige, cela est acceptable comme preuve, à condition que le dossier puisse être conservé de façon à assurer son intégrité et sa sécurité.
La simplification de la signature de documents sur Internet
Les documents sont numérisés pour plus de rapidité et d'efficacité ! Le besoin d'utiliser le numérique est devenu en ce moment plus réel, et les sociétés choisissent de plus en plus ce mécanisme pour leurs propres documents. La signature numérique présente quelques avantages, elle sert à :
• Éviter d'envoyer des documents papier,
• Accélérer et simplifier la communication
• Protéger l'intégrité des documents,
• Légaliser la signataire.
Cependant, pour vérifier et protéger un document, l'identité du signataire doit être vérifiée.
Les divers aspects de sécurité des signatures électroniques
Une signature électronique est disponible de plusieurs façons, elle contient donc plus ou moins d'informations sur les signataires. À l’inverse de la signature papier, il y a beaucoup moins de risques de falsification ou d'erreurs de signature. Le premier élément de sécurité, en effet, est le niveau d'identité personnelle et d'authentification basé sur la signature numérique sélectionnée. Les méthodes de vérification peuvent inclure un code reçu dans un SMS pour authentifier un individu par son email, son contact téléphonique afin de fournir un lien associé à une série d'éléments liés ou à une signature.
Les contrats de valeur supérieure tels que les contrats de vente de biens ou d'assurance-vie nécessiteront un niveau de contrôle plus élevé. D’abord, une série d'indices sert à identifier le signataire et donc son consentement.
L'entreprise qui fournit le service numérique est également responsable de l'intégrité des informations. En d'autres termes, une fois le document signé, il ne peut plus être modifié.
Un autre facteur important est les conditions de conservation d'un document signé électroniquement. Indépendamment du service de signature, il reste essentiel. L'archivage électronique des documents doit respecter les conditions légales de conservation et offrir un certain niveau de sécurité.